پیش‌نمایش نامه با الگوی چاپ و کنترل پیوست‌ها
تاریخ آرشیوی:
قبل از ثبت نامه، پیش‌نمایش را با دید گیرنده بخوانید. موضوع باید به‌اندازهٔ کافی روشن باشد و متن به فایل‌هایی اشاره کند که واقعاً ضمیمه شده‌اند. اگر متن از بانک نامه آمده است، عبارت‌های نمونه و جای خالی‌ها را بازبینی کنید.
متن و الگوی چاپ را با هم بررسی کنید
در فرم نامه، زبانهٔ «متن نامه» را باز کنید. متن را تکمیل کنید و در پنل «پیش‌نمایش نامه» از «انتخاب الگوی چاپ برای پیش‌نمایش نامه» استفاده کنید. اگر فقط الگوی پیش‌فرض دیده می‌شود، وجود الگوی اختصاصی را با مدیر اتوماسیون بررسی کنید. نمایش موضوع، متن و بخش‌های ضروری الگو را در پیش‌نمایش کنترل کنید.
پیوست، طبقه‌بندی و موعد را کنترل کنید
در «جزئیات و پیوست‌ها»، فایل مورد اشاره در متن را با فایل انتخاب‌شده تطبیق دهید. اولویت، محرمانگی و مهلت را بر اساس رویهٔ سازمان مشخص کنید. اگر متن می‌گوید «نسخهٔ دوم راهنما پیوست است»، نام و نسخهٔ فایل را بازبینی کنید. پس از این کنترل‌ها، نامه برای ثبت آماده است.