انتخاب گیرنده، رونوشت و رونوشت مخفی در نامه
تاریخ آرشیوی:
در یک نامهٔ داخلی، کسی که باید اقدام کند و کسی که فقط باید در جریان باشد مسئولیت یکسانی ندارند. مثلاً برای بازبینی راهنمای پشتیبانی، سرپرست تیم می‌تواند گیرندهٔ اصلی باشد و مالک مستند برای اطلاع در رونوشت قرار گیرد.
نقش هر گیرنده را قبل از انتخاب مشخص کنید
از «اتوماسیون ← کارتابل ← افزودن» نوع نامه را انتخاب کنید. در «مشخصات نامه»، فیلد گیرندهٔ اصلی را باز کنید و سمت یا گیرندهٔ مجاز را طبق رویهٔ شرکت بیابید. برای اطلاع‌رسانی از «رونوشت (CC)» استفاده کنید. «رونوشت مخفی (BCC)» را فقط مطابق رویهٔ محرمانگی سازمان و با فهم دامنهٔ مشاهده در نسخهٔ فعال استفاده کنید.
فهرست نهایی را پیش از ثبت بازخوانی کنید
بررسی کنید هر فرد یا سمت در جای درست قرار دارد و گیرندهٔ اضافی انتخاب نشده است. سپس موضوع، متن و پیوست را با سطح دسترسی مخاطبان تطبیق دهید. در یادداشت نامه بنویسید از گیرندهٔ اصلی چه خروجی و تا چه زمانی انتظار دارید.